三九医贸的协同管理应用纪实

 三九医贸的协同管理应用纪实
      深圳三九医贸是目前国内医药市场最大的专业化销售公司之一，其业务涉及中成药、抗生素、中药针剂、生物制品、血液制品、保健品的销售及进口药品代理等诸多领域，销售网络遍及全国，每个机构都有自己独特的市场特点。根据三九医贸的企业发展战略，三九医贸需要一个可靠的知识管理平台，协调企业业务机构的商业计划和商业活动，通过共享知识和经验不断提高企业的竞争能力。 
    项目需求： 
      三九医贸的知识管理战略采取整体规划、分步实施的步骤进行。按照前期的规划，三九医贸需要一个可搜索、易于访问的知识库把日常业务运作中大量的信息资料，诸如信函、备忘录、工作计划、总结、订单、库存、交易帐目、员工资料、客户资料、市场需求信息、竞争资料等等，通过科学合理地组织，分门别类地保存，实现有效共享。员工通过企业知识门户，高效率收集和分发知识，准确地找出企业已经了解的知识，把知识准确分发给其他人并有效地使用，可以帮助他们采取最佳行动，避免重复工作，实现有效增强企业竞争力的目的。 
    解决方案：
      三九医贸的知识管理系统是基于 IBM Lotus Domino，Domino.Doc和K-Station进行定制开发的，完全B/S架构，包括企业知识门户、知识库、信息发布、项目协作等模块，整合了已有的Windows 2000 AD目录、Exchange系统及MS SQL数据库，实现了单一用户登录和信息数据的同步。
    1、企业知识门户系统：企业知识门户系统是员工获取知识和处理日常事务的入口，用户使用不同的用户身份登录门户后，可以根据自己的角色查看相应的资源，由企业门户、各部门工作区和项目工作区组成，并可以随时扩展。
    企业门户由首页、知识库、电子邮件、管理论坛、公司黄页、内部刊物、技术支持、短消息和在线广告等组成，并提供了搜索与订阅所需的资源等功能。企业中的每位员工都可以访问企业门户信息，了解公司新闻、市场信息、广告新闻、各部门信息、领导行程及进入链接 Internet网站。在企业门户可以收发电子邮件，开展网上论坛，获取企业刊物及技术支持信息。短消息页面为员工提供短消息服务。 
    部门工作区为部门成员提供了统一的工作场所，包括日常使用的应用和需要处理的事务，只限于本部门成员使用，工作区中的信息按照权限级别进行授权。三九医贸为每个部门定制了工作区，公司员工通过企业知识门户系统登录后可以进入本部门的工作区。下面以财务部工作区为例来说明。 
    财务部工作区供财务部人员使用，由销售定单清单、销财办其他动态单证、业务报表库、预算文档、员工对帐通知、工资信息通知等组成。财务部人员可以进行销售定单的录入与管理，预算文档的制定与分析，财务报表的生成与发布等，数据录入后自动进入后台业务系统，解决了数据重复录入的问题，实现了报表的发布与共享。 
    公司领导有权进入各部门的工作区，可以随时了解每个部门的运营状况、报表数据及目前存在的问题。通过企业知识门户系统，公司领导可以对整个企业的情况一目了然，为及时决策提供保障。

 2、信息发布：员工通过企业门户和各部门工作区可以获取以下信息。 
    Internet 信息：主要是来自行业网站的一些信息，如：每日医药行业信息、每日市场快报、网站摘报、市场分析报告、新闻等。 
    企业 SAP系统信息： 各专业公司技术经济指标（收益率、损耗率、能耗等）、财务指标、公司管理指标（人员管理、绩效管理等）。 
    企业信息：三九医贸信息周报、市场报告、会议通知、公告、领导行程等。 
    3、知识库：三九医贸的知识库系统建立在Lotus Domino.Doc基础上，提供了文档的创作、批阅、审核、发布、共享及检索功能，同时也把大量保存在MS Exchange公共文件夹及散落在各系统中的文件迁移到知识库中，在全企业中提供共享和访问。 
    三九医贸的知识库系统包括各种格式的文件及信息：内部请示报告、企业规章制度、受管企业信息、市场信息与分析、往来文电、合同、财务报表、档案文件、档案管理卡片、项目文档、业务知识、竞争资料、音频 /视频、扫描件等等，根据部门及关键字进行分类。公司员工通过企业门户在权限控制下进行共享和检索这些知识、经验。 
    4、项目协作系统：该系统覆盖了三九医贸的业务范围，包括新产品的广告投放计划及市场计划的管理，销售任务的分解及执行，学术推广计划的安排及跟踪等。通过建立虚拟的网上项目协作工作场所，可以有效管理项目的相关信息、进行项目任务及阶段分割、实现项目信息发布、管理项目及任务的进度以及完成情况、进行项目总结及评价等。 
    员工通过项目工作区进入可以选择不同的项目，了解每个人参与过那些项目和最近更新的项目文档，项目完成后的评价和得到的经验，而且还可以进行搜索相关信息，为以后的项目实施提供借鉴。 
项目成果：
    通过前期系统的实施，实现了公司机构内部的协调与协同，大大提高了各部门的工作质量和效率。公司员工通过知识门户系统可以随时随地访问 企业最新 业务 信息 及企业内部资源，员工愈感认识到获取知识的重要性，增强了企业的凝聚力，为以后进一步推广和深化知识管理奠定了基础。
      注:本站同三九医贸成都经济联络处合作,在07年5月,三九成为搜搜医药网会员,与搜搜医药网携手推广其在四川地区的招商品种.获得了不错的效果.